オフィスマネージャーについて

現在、当社は設立直後の初期フェーズにあり、社長と副社長の2名体制で立ち上げを進めています。今後の事業運営に向け、日常的なオフィス運営やバックオフィス業務全般を担うオフィスマネージャー的な役割を果たしていただけるスタッフが必要です。業務全般に英語対応能力が必要です。

■ 想定される業務内容

● 総務・庶務業務
- オフィス設備・備品の管理、発注
- 来客対応、電話・郵便の取次
- オフィス内の環境整備・業者との調整
● 経理・会計・資金管理
- 請求書・領収書の整理、経費精算
- 資金繰り表の更新・口座残高の確認など、簡易的な資金管理業務
- 銀行振込の準備、入出金管理
- 給与支払業務（月次の給与振込準備、給与明細の配布、税理士・社労士との連携）
- 仕訳作成、会計ソフトへの入力（税理士事務所と連携）
● 人事・労務関連
- 勤怠管理
- 入社・退職時の書類準備（社労士と連携）
- 社内規程や人事データの整理
● 経営陣のサポート
- 社長・副社長のスケジュール管理
- 社内外の調整業務
- 会議体の運営サポート（議事録作成など）
● 規程・文書管理業務
- 就業規則、旅費規程、備品使用規程など、社内諸規程の作成・改訂
- 社内マニュアル・業務フロー文書の整備
- 社内文書（通達、通知、申請書など）のテンプレート整備と管理
● 海事関連の契約・取引管理、RM
- 海運関連取引に付随する基本契約・見積・発注書・請求書等のドキュメントの確認・整理
- 取引先との連絡・日程調整、書類授受対応（必要に応じて社内関係者と連携）

- 契約書ドラフト作成（弁護士・社内管理者のレビューサポート）

- 式典管理、参加者および関係者のスケジュール調整など

● IT・システム関連のサポート業務

- 社内で使用する業務システムやソフトウェア（例：会計ソフト、勤怠管理、ファイル共有、グループウェア等）の初期設定・導入

- ITベンダー・外部業者とのやりとり（アカウント発行、契約更新、障害対応など）

- PCや周辺機器の管理（アカウント設定、メール環境、セキュリティ面の管理）

- 社内メンバーへの基本的なIT操作サポート（ヘルプデスク的な役割）
※専門的な設計や開発は外部に依頼する前提で、日常運用における実務を担ってもらうことを想定

● 法務・ガバナンス関連業務

- 取締役会、株主総会の議事録作成・ファイリング

- 定款、登記簿謄本、印鑑証明などの法定書類の管理・更新

- 商業登記に関する書類準備（登記変更時の書類作成支援、司法書士との連携）

- 株主管理・株式異動記録（株式譲渡の書類準備等）

- 株主構成に関する社内資料の整備

- 会社印の管理・使用記録の整備

- 社外役員や監査役との連絡調整

※補足

上記の業務内容は一例であり、実際の担当業務は会社の運営状況やご本人のスキル・経験等に応じて柔軟に変更・追加される可能性があります。必要に応じて、記載されていない業務についても、会社の業務運営上必要と判断される場合にはご担当いただくことを想定しています。